Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13/14 DSGVO.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Osman-Faruk Yagci, Softbey, Grabenstraße 44, 58095 Hagen (siehe Impressum). Betroffenenanfragen richten Sie an: info@verbrauchsausweis-online-erstellen.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt (gesetzlich nicht erforderlich — TODO: bestätigen).

2. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben; mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Beim Aufruf der Website verarbeiten wir technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, User-Agent) in Server-Protokollen zur Sicherstellung des Betriebs und zur Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). TODO: Log-Aufbewahrungsdauer angeben.

3. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, ein Cookie-Banner entfällt. Details und eine Liste der eingesetzten Cookies finden Sie unter Cookie-Hinweise. Marketing- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht ein.

4. Reichweitenmessung (Umami)

Zur Reichweitenmessung nutzen wir die selbst gehostete Software Umami. Sie arbeitet ohne Cookies und speichert keine vollständigen IP-Adressen; Besuche werden nur anonymisiert gezählt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Interesse an der statistischen Auswertung der Websitenutzung). Die Daten verlassen unsere Server nicht.

5. Bestellung und Vertragsabwicklung

Zur Erstellung Ihres Verbrauchsausweises verarbeiten wir die im Bestellprozess angegebenen Daten: E-Mail-Adresse, Gebäude- und Adressdaten, Verbrauchsdaten sowie Ihre Rechnungsdaten (Name, Anschrift, optional Telefonnummer). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihre im Bestellprozess abgegebenen Erklärungen (AGB/Widerruf/Datenschutz, Richtigkeit der Angaben) protokollieren wir mit Wortlaut, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung als Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

6. Hochgeladene Dokumente

Von Ihnen hochgeladene Unterlagen (z. B. Energieabrechnungen) werden verschlüsselt in einem Objektspeicher der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert und ausschließlich zur Erstellung und Prüfung Ihres Energieausweises verwendet. Nicht mehr benötigte Uploads werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht; für ausgestellte Ausweise gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Ziffer 11).

7. KI-gestützte Datenübernahme

Zur Vorbefüllung des Bestellformulars lesen wir hochgeladene Dokumente automatisiert mit einem selbst betriebenen KI-Modell aus. Die Vorschläge werden Ihnen zur Kontrolle angezeigt und niemals ungeprüft übernommen. Rechtsgrundlage ist die Vertragsanbahnung/-erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). TODO: Inferenz-Standort final angeben (eigene Hardware in Deutschland bzw. — im Interimsbetrieb — GPU-Server eines Cloud-Anbieters; bei Anbietern außerhalb der EU: Drittlandtransfer + Garantien nach Art. 46 DSGVO benennen).

8. Verwendung von Dokumenten zur Verbesserung der KI-Modelle

Wenn Sie die entsprechende Einwilligung erteilen, dürfen wir die von Ihnen hochgeladenen Dokumente verwenden, um die KI-Modelle zu verbessern, die Sie bei der Datenerfassung unterstützen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung ist freiwillig, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar (formlos an info@verbrauchsausweis-online-erstellen.de) und hat keinen Einfluss auf Ihren Auftrag — Ihr Verbrauchsausweis wird unabhängig davon erstellt und geprüft. Ohne Einwilligung werden Ihre Dokumente nach Abschluss bzw. Fristablauf automatisch gelöscht.

9. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Zahlungen wickelt die Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) ab. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) werden direkt von Stripe erhoben und verarbeitet; wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten. Im Rahmen der Verarbeitung kann Stripe Daten an die Stripe Inc. in den USA übermitteln; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Stornierungen und Erstattungen werden die zugehörigen Zahlungsreferenzen verarbeitet.

10. E-Mail-Versand und Registrierung des Ausweises

Transaktions-E-Mails (Anmeldelinks, Bestell- und Statusbestätigungen, Zustellung des Ausweises) versenden wir über den Dienst Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich; Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Zur gesetzlich vorgeschriebenen Registrierung des Energieausweises übermitteln wir die erforderlichen Angaben (u. a. Bundesland, Postleitzahl, Ausweisart, Ausstellungsdatum) an das Deutsche Institut für Bautechnik — DIBt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 84 GEG).

10a. Bewertungseinladungen (Trustpilot)

Wenn Sie im Bestellprozess die entsprechende Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bitten wir Sie nach der Zustellung Ihres Energieausweises einmalig per E-Mail um eine Bewertung. Dazu übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Auftragsnummer an die Bewertungsplattform Trustpilot A/S, Pilestræde 58, 1112 Kopenhagen, Dänemark, die die Einladung in unserem Auftrag versendet und Ihre Bewertung als verifizierten Kauf kennzeichnet. Diese Einwilligung ist freiwillig, hat keinen Einfluss auf Ihren Auftrag und kann jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (E-Mail an info@verbrauchsausweis-online-erstellen.de) — die Einladung unterbleibt dann. Ohne Einwilligung werden keine Daten an Trustpilot übermittelt. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Trustpilot.

11. Speicherdauer

• Nicht abgeschlossene Bestellentwürfe: automatische Anonymisierung 30 Tage nach der letzten Aktivität.
• Hochgeladene Dokumente: automatische Löschung nach 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Ausgestellte Energieausweise: Kopie und Ausstellungsdaten mindestens zwei Jahre ab Ausstellung (§ 99 Abs. 5 GEG, Stichprobenkontrolle); Ausweis-PDF bis zu 10 Jahre (Gültigkeitsdauer).
• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre ab Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG); danach werden sie gelöscht.
• Zum KI-Training freigegebene Dokumente: bis zu 10 Jahre ab Upload; bei Widerruf der Einwilligung werden sie umgehend gelöscht.
• Einwilligungs- und Erklärungsnachweise: für die Dauer der Nachweispflicht.

11a. Widerruf der KI-Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung zur Verwendung Ihrer Dokumente für das KI-Training können Sie jederzeit formlos widerrufen (E-Mail an info@verbrauchsausweis-online-erstellen.de). Der Widerruf wirkt für die Zukunft: Wir vermerken ihn, und Ihre Dokumente werden anschließend im nächsten nächtlichen Löschlauf entfernt. Der Nachweis der ursprünglich erteilten Einwilligung bleibt als Beleg erhalten (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

12. Kundenkonto

Für den Zugang zu Ihren Aufträgen nutzen wir passwortlose Anmeldelinks per E-Mail (einmalig verwendbar, 15 Minuten gültig) und eine Sitzung von 7 Tagen. Im Kundenbereich sehen Sie Ihre Aufträge, können Ausweise und Rechnungen herunterladen und Aufträge stornieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@verbrauchsausweis-online-erstellen.de. Beachten Sie, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Ziffer 11) einer sofortigen Löschung entgegenstehen können.

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (zuständig für den Sitz in Hagen).

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der Bestell- und Gebäudedaten ist für den Vertragsschluss erforderlich — ohne sie können wir den Energieausweis nicht erstellen. Alle weiteren Angaben (z. B. Telefonnummer, KI-Trainings-Einwilligung) sind freiwillig.